ACÓRDÃO N°408

EMENTA

CONSULTA. SUBSTITUIÇÃO DE ARQUIVOS FÍSICOS (PAPÉIS) POR MEIO DE ARQUIVAMENTO DIGITAL.

É possível substituir arquivos físicos em papéis por meio de arquivamento digital (armazenamento em meio eletrônico) com assinatura eletrônica (certificado digital), ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico e os referentes a atos de admissão de pessoal e concessão de aposentadorias, e desde que observados todos os cuidados, garantias legais e administrativas, no intuito de preservar a admissibilidade, validade, legalidade, integralidade, autenticidade, rastreabilidade, auditabilidade, tempo de guarda  (preservação/arquivamento) e irretratabilidade dos arquivos digitais,conforme os padrões mínimos previstos no Decreto(federal) n. 10.278/2020 e as tecnologias estabelecidas na Lei (federal) n. 12.682/2012.

REFERÊNCIAS LEGISLATIVAS

Lei - Número: 12682, Ano: 2012

Decreto - Número: 10278, Ano: 2012

Lei - Número: 13874, Ano: 2019

Lei - Número: 14063, Ano: 2020

Lei - Número: 14129, Ano: 2021

VEJA

Processo CON-21/00201489

Processo Prejulgado n. 2131

INFORMAÇÕES ADICIONAIS

Consulta. Arquivos. Arquivos físicos. Arquivamento digital. Substituição. Assinatura eletrônica. Valor histórico. Admissão de pessoal. Concessão de aposentadorias. Decreto federal 10.278/2020. Lei federal 12.686/2012.

O TCE/SC incluiu o item 5 no Prejulgado 2131 que dispõe sobre a substituição de arquivos físicos para arquivamento digital, com o seguinte entendimento: "É possível substituir arquivos físicos em papéis por meio de arquivamento digital (armazenamento em meio eletrônico) com assinatura eletrônica (certificado digital), ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico e os referentes a atos de admissão de pessoal e concessão de aposentadorias, e desde que observados todos os cuidados, garantias legais e administrativas, no intuito de preservar a admissibilidade, validade, legalidade, integralidade, autenticidade, rastreabilidade, auditabilidade, tempo de guarda (preservação/arquivamento) e irretratabilidade dos arquivos digitais, conforme os padrões mínimos previstos no Decreto (federal) n. 10.278/2020 e as tecnologias estabelecidas na Lei (federal) n. 12.682/2012". 

Trata-se de Consulta formulada pela Prefeita Municipal de Anitápolis acerca do entendimento do Tribunal quanto a substituição dos arquivos físicos em papéis (ex: movimentações gerais, empenhos, liquidação, ordem de pagamento, despesas extras), por meio de arquivamento digital (armazenamento em meio eletrônico) com assinatura eletrônica (certificado digital) na administração pública, conforme Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012. 

Inicialmente, a Relatora citou a decisão do @PNO-11/00648876, além do Prejulgado 2131 ( @CON-17/00120260) e destacou o item 1, que trata da necessidade “de que a assinatura digital seja certificada pela ICP-Brasil para que os documentos públicos assinados eletronicamente possuam validade jurídica e se presumam verdadeiros”. 

O item 2 do Prejulgado 2131 orienta quais documentos poderão ser assinados digitalmente, bem como a utilização de certificação digital, e que devem ser definidos e regulamentados por norma local, a ser implementada de acordo com as tecnologias previstas na Medida Provisória 2.200-2/01 e na Lei (federal) 12.682/2012. “Quanto a esse aspecto, deve-se observar, também, os critérios para assinatura eletrônica de documentos públicos previstos na Lei (federal) n. 14.063/2020”, ressaltou a Relatora.  

Ela também observou que “o item 3 do Prejulgado 2131 traz esclarecimento acerca da escrituração contábil em formato digital, dispensando a impressão e encadernação em forma de livro, mas requerendo a manutenção do arquivo magnético autenticado pelo registro público competente. E “o item 4 esclarece que, em relação aos documentos e informações digitalizados referentes a atos de admissão de pessoal e concessão de aposentadoria assinados digitalmente com certificação pela ICP-Brasil, todas as Unidades Gestoras deverão manter os originais em arquivo físico e preservados pelo prazo legal”. 

A Relatora analisou o Decreto n. 10.278/2020 que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Ela salientou o art. 7º do Decreto n. 10.278/2020, o qual estabelece que “a digitalização de documentos por pessoas jurídicas de direito público interno será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade e destinação de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para descarte”. 

Também destacou que após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico (art. 9º do Decreto n. 10.278/2020), a manutenção dos documentos digitalizados fixada no art. 10, a preservação dos documentos digitalizados disciplinada nos arts. 11 e 12 do Decreto n. 10.278/2020 e a contratação de terceiros para a realização desse serviço no art. 8º do Decreto n. 10.278/2020.  

Por fim, concluiu a Relatora que "o processo de digitalização de documentos, entre outras vantagens, potencializa a segurança contra danos físicos nos papéis. Por outro lado, cria a necessidade de se adotar mecanismos de governança e segurança eletrônica dos arquivos digitais. Dessa forma, além das técnicas e dos requisitos para a digitalização de documentos dispostas no Decreto n. 10.278/2020, recomenda-se a adoção de uma política de backup e restauração de dados digitais, devidamente regulamentada".

PALAVRAS DE RESGATE

Documentação; Acesso à informação; Digitalização de Documentos; Escrituração Contábil; Arquivo Digital